Quel logiciel de gestion pour un architecte ou une agence d'architecture ?

Ce qu'un architecte doit vraiment suivre

Avant de parler logiciel, listons ce qui doit être suivi au quotidien dans une agence d'architecture, qu'elle compte une personne ou dix.

• Les clients : particuliers, promoteurs, collectivités, avec leurs interlocuteurs et l'historique des échanges.
• Les projets : chacun avec son statut, sa phase de mission en cours et sa prochaine étape.
• Les documents : plans, PV de chantier, devis des entreprises, permis, courriers. Souvent lourds, toujours nombreux.
• Les rendez-vous : visites, réunions de chantier, rendez-vous en mairie, chacun rattaché à un projet.
• Les échéances : dépôt du permis, fin du délai d'instruction, remise de l'APD, levée des réserves.
• Les notes : décisions prises avec le client, arbitrages, points à ne pas oublier au prochain rendez-vous.

Les logiciels de gestion d'agence d'architecture

Il existe des logiciels conçus spécifiquement pour les agences d'architecture. Ils couvrent le suivi des projets, mais aussi les temps passés par collaborateur, le calcul des honoraires par phase, la facturation et parfois la comptabilité. C'est l'outil de pilotage d'une agence structurée.

Ils ont deux inconvénients pour un architecte indépendant ou une petite agence : le prix, par utilisateur et par mois, et la mise en place. Il faut paramétrer les phases, les taux horaires, les modèles de factures, former les collaborateurs. L'investissement se justifie à partir de plusieurs salariés et d'une vraie problématique de rentabilité par projet. En dessous, l'outil est surdimensionné et finit souvent sous-utilisé.

La suite bureautique : Drive, Excel et un agenda

C'est la configuration la plus répandue chez les architectes indépendants. Un dossier par projet sur le disque ou dans le cloud, un tableur pour la liste des projets, l'agenda du téléphone pour les rendez-vous, la boîte mail pour tout le reste.

Ça fonctionne jusqu'au jour où il faut retrouver le devis du plombier du projet d'il y a deux ans, ou se souvenir si le permis a été déposé avant ou après la réunion du 12. Rien n'est relié : le rendez-vous ne sait pas de quel projet il parle, le document ne sait pas à quel client il appartient, et aucun rappel ne prévient que le délai d'instruction se termine vendredi.

Les outils de gestion de projet généralistes

Trello, Notion, Asana et leurs cousins séduisent par leur souplesse : un tableau par projet, une colonne par phase, une carte par tâche. Pour visualiser l'avancement d'un projet, c'est efficace.

La limite est la même que pour la bureautique : le client n'existe pas dans l'outil. On suit des tâches, pas une relation. Les documents sont des pièces jointes à des cartes, difficiles à retrouver. Et tout est à construire soi-même : le tableau type, les listes, les champs. Le temps passé à entretenir l'outil finit par dépasser le temps qu'il fait gagner.

Un logiciel de gestion simple et gratuit

Entre la bureautique et le logiciel d'agence, il reste une place pour un outil qui relie clients, projets, documents, rendez-vous et échéances sans rien demander à paramétrer. C'est le rôle de Gestello pour les architectes.

En choisissant « Architecte » à l'inscription, vos dossiers s'appellent des projets. Chaque projet est rattaché à un client et regroupe ses documents (PDF, images, ZIP, jusqu'à 10 Mo par fichier, 20 fichiers par projet), ses rendez-vous de chantier avec rappel la veille, ses tâches, ses notes et ses échéances rappelées par email. Le tableau de bord montre ce qui est en retard et ce qui arrive. C'est gratuit, sans carte bancaire et sans limite de projets.

Ce que Gestello ne fait pas, et ne cherche pas à faire : le dessin, les temps passés, les honoraires et la facturation. Il remplace le tableur et le dossier Drive, pas le logiciel de CAO ni le comptable.

Organiser ses phases de mission dans un outil simple

La question revient souvent : comment suivre les phases de mission (esquisse, APS, APD, PC, PRO, DCE, chantier) dans un outil qui n'a pas de notion de phase ? Avec trois objets : le statut du projet, une tâche par phase et une échéance par date clé.

• Le statut dit où en est le projet globalement : nouveau, en cours, en attente (instruction du permis, décision du client), terminé.
• Une tâche par phase, cochée quand la phase est rendue : esquisse, APS, APD, PC, PRO, DCE, chantier, réception. La liste des tâches devient votre tableau d'avancement.
• Une échéance par date qui ne doit pas être ratée : dépôt du permis, fin du délai d'instruction, remise d'un rendu, levée des réserves. Gestello vous l'envoie par email le jour venu.
• Les documents déposés au fur et à mesure : plans par phase, récépissé de dépôt, devis des entreprises, PV de chantier. Tout reste sur le projet.

Tableau récapitulatif

Quatre familles d'outils, selon ce qu'elles couvrent et pour qui elles sont faites.